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バックオフィスに転職・就職するための志望動機の書き方を解説!

更新日:2022/09/20

バックオフィスの仕事とは?

「バックオフィス」とは、直接利益を生むのでなく、営業部門などを後方から支援する業務や部署のことをいいます。事務系の業務で、営業部門のサポートなど、企業活動をスムーズに行うための職種です。

バックオフィスに対して、営業やカスタマサポート・マーケティング部門など直接利益を生む業務を「フロントオフィス」と呼びます。

企業の利益を直接生みだすのはフロントオフィスですが、フロントオフィス部門が営業活動に専念し、安定した企業活動を実現するためには、バックオフィスの存在が不可欠です。バックオフィスも、フロントオフィス同様に企業活動において重要でやりがいのある業務です。

具体的なバックオフィスの職種としては、次のような例が挙げられます。

【バックオフィスの具体例】

  • 経理・会計
  • 人事・広報
  • 総務
  • 秘書
  • 法務

それぞれについて、具体的に見ていきましょう。

経理・会計

経理と会計はどちらも会社のお金を扱う仕事です。両者は似ていますが、厳密には少し違います。経理は、会社のお金や取引の流れを記録・管理する役割があります。これに対して会計は、経理による日々のデータをもとに決算書を作成して会計を報告することが最終的な仕事です。ただし、両者を区別していない会社も多くあります。

経理・会計の仕事としては、以下のような業務が挙げられます。

【経理・会計の主な仕事内容】

  • 日々の売上の管理
  • 仕入れの管理・処理
  • 給与・保険の管理・計算
  • 税金の計算
  • 決算書の作成

日々のお金の出入りを管理することとそれをまとめることが経理・会計の仕事です。

人事・広報

人事は、企業の経営資源としての社員に関する業務をすべて担います。広報は、自社と社外の関係性を作る役割を果たす仕事です。人事と広報は求人の業務で重なるほか、企業のブランディングという点でも共通点があります。

人事と広報の主な業務としては、それぞれ次のようなものがあります。

【人事の主な仕事内容】

  • 採用・雇用の管理
  • 組織づくり・人事企画
  • 人材育成・能力開発
  • 評価制度
  • 労務管理

【広報の主な仕事内容】

  • 自社のPR(プレスリリース・取材対応・SNS・イベント)
  • 社内への情報共有(社内報など)

人事と広報は、近年「採用広報」「広報人事」といった形で接近する例が増えてきています。

総務

総務は、社員が働きやすいようにオフィス環境整備を行う仕事です。企業によって業務の範囲は異なりますが、会社運営をスムーズに行うための、大変広い範囲の諸業務全般を担います。「ほかの部署でできないことはすべて総務が行う」と言われるほどです。

総務の仕事としては次のような例が挙げられます。

【総務の主な仕事内容】

  • 施設や設備の管理・整備
  • 備品の管理

少なく見えるかもしれませんが、会社の「施設」「設備」「備品」には膨大な種類があります。コピー用紙や封筒などのモノだけではなく、テレワークのシステムや場合によっては社内ルールなど、目に見えにくい・見えないような仕組みや決まりも含まれます。それらのさまざまな管理を行うのが総務です。

また企業によっては、人事や経理などが1つの部署として独立していないこともあります。そういった会社では、総務で人事や経理の業務も行います。

秘書

秘書は、上司の庶務業務のサポートや調整などを行います。上司が上司にしかできない業務に集中できるよう、上司に代わって雑務を行います。華やかなイメージがあるかもしれませんが、地道な作業が大部分を占める職種です。

秘書の具体的な業務内容としては次の仕事があります。

【秘書の主な仕事内容】

  • 上司宛の電話・メール・郵便物などへの対応
  • 来客対応
  • 担当上司のスケジュールの管理と調整
  • 各種書類作成

企業によって、1人の秘書が1人の上司の専属となる場合と、複数の秘書がチームとなって複数の上司をサポートする場合とがあります。

法務

法務は、企業活動において法律にかかわる業務を担当します。業務の内容によって、大きく次の3つに分かれます。

【法務の種類】

  • 臨床法務…法務トラブルへの対応・法的対応
  • 予防法務…事前にトラブルを予防する業務
  • 戦略法務…経営上の意思決定にかかわる法律事務

法務の具体的な業務内容は次の通りです。

【法務の主な仕事内容】

  • 契約・取引
  • コンプライアンス・社内規定
  • 紛争対応
  • 機関法務(ガバナンス)

M&Aやコンプライアンスなど、社内外への対応について法律的な面から業務を行います。

バックオフィスの仕事で求められる人物像

バックオフィスの仕事では、次のような人物が求められます。

【バックオフィスの仕事で求められる人物像】

  • コツコツと作業に取り組める人
  • パソコンスキルがある人
  • 人をサポートするのが好きな人
  • コミュニケーション力が高い人

企業や部署によって多少違いがありますが、上記は一般的にバックオフィスに求められる人物像です。志望動機をまとめる際にも、上記のポイントのどれかをアピールできると採用の可能性を高めることができるでしょう。具体的に1つずつ見ていきます。

コツコツと作業に取り組める人

バックオフィスは基本的にほぼ同じ内容の事務作業なので、同じ作業に飽きることなくコツコツ取り組める人が求められます。環境・仕事の内容ともに、よくも悪くも変化に乏しいのがバックオフィスの特徴です。そのため、同じ作業でも繰り返し続けてこなしていくことが求められます。

また経理のように、間違いがあると大きな問題となる業務も多くあります。ミスがないような確実さも必要です。

パソコンスキルがある人

バックオフィスでは、パソコンスキルがある人が求められます。バックオフィスは基本的に事務作業のため、パソコン作業はバックオフィスの業務と切っても切れないものです。部署を問わず、最低限のパソコンの操作は必須です。部署により多少専門的なスキルも求められるでしょう。

パソコンスキルのほかに、バックオフィスでアピールポイントとなる資格の例をいくつか挙げます。

【バックオフィスで持っておくといいスキルや資格】

  • 簿記(経理・会計)
  • 秘書検定(秘書)
  • キャリアコンサルタント(人事)
  • 中小企業診断士(総務)

資格より実務経験が重視される場合もありますが、未経験でも、資格取得と自分の長所を組み合わせてアピールすることで評価につなげることができます。ただしあまり初歩の級だと履歴書に書いても意味がないかもしれません。あらかじめ調べておきましょう。

人をサポートするのが好きな人

バックオフィスで求められる人物像として、人をサポートすることが好きな人も挙げられます。バックオフィスでは、サポートを行うことが業務そのものだからです。

自分がサポートをすることで、ほかの人の業務が滞りなく進み、企業全体の活動がスムーズになる。それに喜びを感じられる人は、バックオフィスに向いています。

コミュニケーション力が高い人

バックオフィスは「後方支援」なので意外かもしれませんが、コミュニケーション能力が高い人も求められます。

自分の部署の担当業務については、基本的には全社員を対象に行います。つまり、さまざまな部署の人と接する機会があるということです。さらに、他部署との連携が必要な業務もあります。部署によっては、外部の人ともコミュニケーションを取らなくてはなりません。

このように人とやり取りする機会が多いため、バックオフィスではコミュニケーション能力が求められます。

バックオフィスの志望動機の書き方

事務系のバックオフィスは人気なので、「未経験歓迎」とあっても未経験者だけが応募してくるわけではありません。経験者と求人のポストを奪い合うことになります。そのため新卒か中途採用か・経験ありか未経験かなどを問わず、人事担当者に「この人に会ってみたい」と思ってもらえるような志望動機を書くことが大切です。まずしっかり自分の強みを理解して、よく伝わる書き方で志望動機や転職理由をまとめます。

具体的には、次の方法に則って志望動機をまとめましょう。

【バックオフィスの志望動機を書く方法】

  • どんなポジションで働きたいのか、またその理由を明確にする
  • なぜその企業で働きたいのかを考える
  • 自分が何に貢献できるかを考える
  • 求められる人物像に沿った自分の長所を考える

1つずつ見ていきます。

どんなポジションで働きたいのか、またその理由を明確にする

バックオフィスにも経理や総務・人事などさまざまなポジションがあります。そのため、具体的にどのポジションを志望するのか明確にしなくてはなりません。志望のポジションが明確になっていると志望動機も伝わりやすくなります。企業側も採用後のイメージがしやすくなります。

志望のポジションを明確にするには、まずそもそもなぜ自分はバックオフィスの仕事がしたいのかしっかり考える必要があります。そのためには、自己分析が必要です。自己分析の方法としては、自分史やマインドマップを作ることが有効です。就職活動で作成した人もいるかもしれません。

面倒に感じるかもしれませんが、一度やってしまえばそれをベースに複数の企業に活用できます。一度じっくり時間をかけてしっかりやってみるのがおすすめです。

なぜその企業で働きたいのかを考える

職種に関わらず、どの会社にもバックオフィスの仕事はあります。金融業にしか経理部がないとか、人材派遣会社にしか人事部がないなどということはありません。そのため、「なぜほかの会社ではなくその企業がいいのか」について述べることが採用を勝ち取るために大切になります。

企業の待遇や条件・福利厚生などが気になるのは当然です。しかしそれだけを志望動機にまとめても、企業からすると採用するメリットがわかりません。業務内容や経営方針、社風など、どのような点に魅力を感じたのかを述べ、志望理由に説得力を持たせましょう。

また経営方針や社風を知ることで、入社後に自分と企業、双方のミスマッチを避けることが期待できます。

お互いのためにも、応募時に企業について研究しておくべきだと言えるでしょう。

自分が何に貢献できるかを考える

自分がどんな点に貢献できるか考えることも、志望動機をまとめる上で重要です。企業にとって採用したときのメリットを意味するからです。

志望動機は、次の3点を盛り込んでまとめると、どんな貢献ができるかアピールしやすくなります。

  • 長所
  • それを証明するエピソード
  • その経験で得られた実績・成果

志望動機を考えてまとめるときは、上記3つのどれかを足がかりにします。

難しい場合は、以下のどれかに当てはまることを探してみましょう。

  • 得意なこと
  • 人に褒められること
  • いつも心がけていること

それでも思いつかないなら、自分の短所をプラスに言い換えて長所を見つけます。例えば「物事を理解するのに時間がかかる」なら「納得いくまで時間をかけてしっかり理解する」といった具合です。

貢献できる点をアピールできると、企業もどのポジションで採用できるかなどイメージしやすくなります。

求められる人物像に沿って自分の長所を考える

採用されるためには、企業が求める人物像と自分の長所が合致・交差している必要があります。企業によって求めている人材は異なります。企業のホームページや求人内容などをよく見て、しっかり研究しましょう。

求められる人物像を理解・把握したうえで、アピールする長所を決めます。もちろん求められているからと言って、自分にない長所をあるかのように述べてはいけません。実際にある自分の長所を書き出して、その中から企業の求める人物像に合った内容をまとめるようにしましょう。

バックオフィスの志望動機の例文

次に、具体的にバックオフィスの志望動機の例文を、経験者と未経験者に分けて紹介します。文字数などにもよりますが、すでに述べた通り基本的に次の3点を志望動機・転職理由に盛り込むよう意識します。

  • 長所
  • それを証明するエピソード
  • エピソードで得られた実績・成果

さらに、なぜその企業でないといけないのかという理由も説明しましょう。

上記のポイントの盛り込み方や書き方などを参考にしつつ、自分の長所や求められる人物像に合わせて内容をアレンジしてください。しっかり考えずに書かれた志望動機は、人事担当者に伝わってしまうものです。自分のこととして自分の言葉でまとめ直すことが大切です。

バックオフィス経験者の志望動機例文

まず、バックオフィス経験者の志望動機(経理)の例文です。

バックオフィス経験者の志望動機例文
私は現在、今回応募した御社の求人と同じく取引先への入出金の処理を担当しております。業務のために自動計算シートを作成するなど、正確かつ迅速な業務を心がけてまいりました。その結果、作業にかかっていた時間を約20%短縮、金額のミスも昨年は0とすることができました。チャレンジすることが評価される社風を持ち急成長を遂げている貴社で、日々の業務に加えて体制・仕組みの整備にも貢献したいと考えております。

経験者の場合、即戦力となれる点をアピールすることが大切です。上記の例では、自動計算シートの作成、時間の短縮やミスをなくしたことがアピールポイントとなっています。現在の担当業務や過去の実績を、数字を使ったりして具体的に示しつつ、それが応募先の企業にとってどのようなメリットになりうるかが伝わるようまとめましょう。

バックオフィス未経験者の志望動機例文

バックオフィス未経験者の志望動機(総務)の例文です。

バックオフィス未経験者の志望動機例文
私は現在営業職に就いており、営業以外の周辺の業務もこなしております。チームの後輩を営業以外の面でサポートした結果、チームの営業成績も向上しました。それをきっかけに、働きやすい環境づくりにかかわる総務職にチャレンジしたいと思うに至りました。多様な働き方の仕組みづくりのメンバー募集という貴社の求人に強く惹かれています。持ち前の明るさと営業職で磨いた傾聴力で、幅広い部署と連携しながら作業を進めるのに貢献したいと考えております。

貢献できることを具体的・客観的な表現で盛り込みます。上記では、サポートによる営業成績向上・明るさと傾聴力がアピールポイントです。「これから勉強する」というスタンスが強すぎると採用側はメリットを感じられません。未経験の職種でも、経験で得た貢献できる点をアピールしましょう。

新卒向けバックオフィスの志望動機例文

新卒向けのバックオフィスの志望動機の例文を挙げます。

新卒向けバックオフィスの志望動機例文
予防法務に力を入れていくという貴社で、法務社員として働きたいと強く考えております。私は大学で法学部に所属し、法律学を専攻しています。アルバイト先ではバイトリーダーとして1年勤務しました。責任の重さも感じましたが、それ以上にやりがいを感じておりました。時間をかけて人材を育成するという貴社の姿勢に共感し、大学での知識やバイトリーダーの経験を活かしつつ、貴社に貢献したいと考えております。

新卒の場合は社員としての実務経験はありませんが、貢献できる点をアピールしましょう。大学で学んでいることやサークルやアルバイトなどの過去の経験を求人内容につなげます。上記では大学の専攻・バイトリーダーとしての経験がアピールポイントになっています。

まとめ

この記事でまとめた通り、採用されるバックオフィスでの志望動機をまとめるには次の3点が重要です。

  • 志望するポジションの内容を理解すること
  • 志望する企業の研究をすること
  • ポジションと企業に合ったアピールポイントを見つけること

この記事を参考に、上記3点を実行して志望動機をまとめてみてください。

しかし志望する企業を見つけることは、この記事ではできません。企業探しは、バックオフィスの求人に強い求人サイトがあるとすぐに解決することができます。まずは信頼できるサイトを探しましょう。

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